DALLA FIRMA GRAFOMETRICA AL CONTRASSEGNO ELETTRONICO

“Nell’ultimo decennio – conferma Giusella Finocchiaro (nella foto in apertura), tra i legali più attivi, in Italia, sulle questioni legate al web, professore ordinario a Bologna di diritto privato e diritto di internet e presidente della Commissione Uncitral, presso le Nazioni Unite, sul commercio elettronico – il nostro Paese ha raggiunto traguardi importanti in relazione all’innovazione tecnologica. Tra le tappe che hanno catturato maggiormente l’interesse degli operatori economici e l’attenzione mediatica ricordiamo il crescente incremento dell’utilizzo della posta elettronica certificata (anche per imprese ed enti pubblici), l’introduzione dell’atto pubblico informatico, l’avvio del processo civile telematico e l’avvento della fatturazione elettronica per la Pubblica amministrazione: svolte importanti che conducono il Paese, e le imprese che vi operano, verso una nuova concezione di firma e di documento attraverso innovative modalità di conservazione di quest’ultimo”. 

Significativi i vantaggi che il documento informatico, la firma elettronica e l’archiviazione informatica offrono: “maggiore efficienza accompagnata da un evidente contenimento dei costi e degli spazi, con positive ricadute in tema di economicità, semplificazione e salvaguardia dell’ambiente”.

E proprio riguardo alla dematerializzazione dei documenti, determinanti sono le regole tecniche di attuazione del Codice dell’amministrazione digitale (Cad), in materia di conservazione dei documenti e in materia di protocollo informatico, emanate con decreto del presidente del Consiglio, il 22 febbraio 2013. 

“Recente, inoltre – aggiunge Giusella Finocchiaro – l’entrata in vigore delle linee guida predisposte dall’Agid (Agenzia per l’Italia digitale) per l’effettuazione dei pagamenti elettronici a favore delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi e la ricordata disciplina sulla fatturazione elettronica. E, sulla firma grafometrica, strumento in crescente diffusione in diversi settori economici, è stato recentemente emanato il provvedimento generale dell’Autorità garante per la protezione dei dati personali, con riferimento al trattamento dei dati biometrici utilizzati in questa innovativa modalità di sottoscrizione”. 

L’Italia digitale passa anche per la dematerializzazione del contrassegno assicurativo cartaceo, che diventa elettronico (chiamato anche Timbro digitale o Codice bidimensionale), secondo quanto disposto dall’articolo 23 ter, comma 5, del Cad: una sequenza di bit codificata con una tecnica grafica idonea a contenere e rappresentare i dati identificativi di un documento amministrativo informatico, oppure il documento amministrativo informatico stesso, originale o duplicato, o suoi estratti. 

“La dematerializzazione – afferma il legale – costituisce dunque il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno delle imprese o della Pubblica amministrazione e la sostituzione del tradizionale supporto cartaceo in favore del documento informatico, definito dal Cad come: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. 

Il buon esito del processo di dematerializzazione è inevitabilmente legato all’applicazione diffusa e sistematica di strumenti sicuri in grado di garantire l’autenticità del documento informatico. “Sotto questo profilo – sottolinea Finocchiaro – il documento informatico e le firme elettroniche costituiscono le due facce della stessa medaglia: intanto un operatore economico prenderà in considerazione l’idea di avviare un processo di dematerializzazione, in quanto l’ordinamento giuridico offrirà norme che assicurano la piena equiparazione tra documento cartaceo e documento informatico, tra firma olografa su carta e firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. Attualmente, questa equiparazione può dirsi raggiunta e da qui si giustifica il crescente interessamento manifestato dagli operatori economici, assicurazioni e intermediari finanziari in primis, nei confronti della dematerializzazione, in un’ottica, sì, di razionalizzazione delle risorse, ma anche di comunicazione commerciale al mercato”.

Stare al passo con i tempi, anche e soprattutto sul fronte delle nuove tecnologie, il più delle volte costituisce una scelta dettata dall’esigenza di essere più competitivi sul mercato, di attrarre nuovi investitori o di espandersi a nuovi bacini di clientela. “La domanda di dematerializzazione documentale in alcuni casi è imposta da norme di settore: si pensi al processo telematico o alla fatturazione elettronica. Ma spesso proviene direttamente da una clientela sempre più abituata e incline all’utilizzo dell’informatica piuttosto che della carta”. 

Con riferimento alle imprese di assicurazione merita di essere citato il documento Ivass n. 3/2014 che contiene uno schema di regolamento concernente la definizione delle misure di semplificazione delle procedure e degli adempimenti nei rapporti contrattuali tra imprese di assicurazioni, intermediari e clientela. “Sono molteplici le disposizioni che favoriscono l’uso di strumenti informatici nella contrattazione: si favorisce l’utilizzo da parte dei clienti di soluzioni di firma elettronica avanzata, qualificata e digitale prevedendo che polizze ed eventuali appendici possano essere sottoscritte con tali tipologie di firme elettroniche (art. 5); si ribadisce il contenuto di uno specifico obbligo informativo, previsto in caso di utilizzo di soluzioni di firma elettronica avanzata dalle regole tecniche in materia; si prevede che, previo consenso del cliente, la documentazione nella fase precontrattuale o in corso di rapporto possa essere trasmessa dall’impresa di assicurazioni in formato elettronico, con possibilità di prevedere oneri a carico del cliente che, revocando il consenso, chieda la documentazione già inviata in formato elettronico anche in formato cartaceo (art. 7); si favorisce, infine – conclude Finocchiaro – l’utilizzo della posta elettronica negli scambi di informazioni e gestione dei reclami con i clienti con previsione di ricorrere a modalità digitali anche per il processo di conservazione”.